Cómo elegir un software de control horario con éxito

Conoce las características para elegir un software de control horario con éxito e implementar este tipo de solución en la empresa.

1. Desirée Puchades 23 marzo, 2021

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Un software de control de horario es un programa que permite contabilizar las horas de la jornada laboral con la finalidad de asegurar un correcto funcionamiento de la compañía, la seguridad y el bienestar de los empleados. Constantemente se está buscando la eficacia y productividad en las empresas con las pocas horas laborales que ofrece el día; por lo anterior, programas como éste, facilitarán este aspecto en tu compañía, por eso te explicamos qué debes considerar a la hora de elegir un software de control de horario.

¿Qué debe tener en cuenta una empresa para escoger el mejor software de control de horario?

La Ley de Control Horario en España estipula que todos los empleados deben registrar la jornada laboral para evitar que se hagan horas extraordinarias de más y no se paguen correctamente. Por ello, puedes encontrarte en la tesitura de cuáles son las características básicas de un software de control horario y qué no puede faltarle para que sea eficaz. A continuación te detallamos algunas de las cuestiones principales en las que debes fijare para elegir un buen software de control horario, toma nota:

1. Práctico y sencillo de usar

Computar las horas trabajadas en las herramientas de control horario debe ser una tarea fácil y práctica para cualquier persona de tu equipo, de manera que el software que elijas debe estar adaptado a las diferentes plataformas (Android, iOs, etc.) y dispositivos (celulares, computadores, tablets) del mercado. Debe ser un programa con un interfaz intuitivo y que facilite la integración con el software de nómina que uses.

Si quieres empezar por una herramienta sencilla para optimizar la gestión de tus empleados te mostramos la Plantilla de Excel de control horario y gestión de vacaciones. Esta plantilla está programada para funcionar como un software y te permitirá registrar los fichajes de tus empleados y anotar las vacaciones. Funciona con un menú de navegación personalizado para que su funcionamiento sea ágil y fácil.

2. Controla la información

Resulta preocupante para los empleadores perder la información de todos sus procesos, en el entendido que la seguridad y el manejo de datos en una empresa es un pilar importante para su estabilidad organizacional. Los programas de control de horario normalmente manejan una “nube” donde se almacenan los archivos a los cuales se puede acceder desde cualquier punto sin consumir recursos del propio dispositivo y únicamente usando la red de internet.

Al digitalizar el proceso de registro de horas se disminuyen los errores, se generan informes por departamentos o personales basados en los datos diligenciados tanto por el empleador y el trabajador, lo que permite tomar decisiones más acertadas de acuerdo con la realidad y frescura de los datos; y además es visible para el colaborador el propósito que tiene la utilización de un sistema de seguimiento de tiempo. En el caso de Sesame se ocupa del mantenimiento y constante actualización del sistema.

3. Registra todo el tiempo laboral del equipo

Esto implica desde el fichaje de trabajo hasta registrar: absentismo, vacaciones, modificaciones de turno, horas extras laboradas y aquellos trabajos que se realizan de manera remota, como en la actualidad el teletrabajo.

4. Reduce costos y maximiza utilidades

Reduces costos cuando puedes controlar las horas que le demanda a un trabajador realizar las actividades que se le han asignado para un proyecto, ya que en la medida que puedas conocer esa cantidad de tiempo puedes planear la asignación de roles en futuros proyectos. También disminuyes precios cuando puedes asignarle un valor monetario a cada hora trabajada de tu colaborador ya que te permite conocer si el sueldo que le pagas es equivalente a la efectividad de su rendimiento, esto es bueno para ambas partes porque les permite gestionar mejor el tiempo y por ende ser más productivos.

Adicionalmente, maximiza las utilidades porque te permite identificar oportunidades de sistematización y mejora, y definir procesos que al final repercutirán en la velocidad de ejecución y en los costos operativos.

Tener presente toda esta información será indispensable para determinar el nivel de prioridad que puede tener este software de recursos humanos para tu empresa.

5. Funcionalidades avanzadas

Uno de los beneficios de una solución de control horario es que posea más características y funciones para mejorar la gestión del personal, tales como la gestión de turnos, la gestión de las vacaciones, la gestión de tareas, la creación de encuestas de clima laboral, la gestión de nuevas incorporaciones, la gestión de bolsa de horas y mucho más.