Las mejores herramientas para automatizar procesos

Zapier o flow puede ayudarte a automatizar procesos en tu empresa y son herramientas y soluciones prácticas para agilizar tareas.

1. Pau Sisternas 11 febrero, 2022

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Hacer más cosas en menos tiempo. Este es el espíritu de la automatización de procesos, algo que nos permite llevar nuestra empresa hasta el siguiente nivel. Pero para que nuestra empresa pueda crecer, necesitamos contar con las mejores herramientas para automatizar procesos. A continuación te explicamos las ventajas de la automatización y te presentamos los mejores programas para hacerla posible.

Qué es una herramienta automatizada

Las herramientas automatizadas son los programas que nos permiten controlar, corregir o visualizar el estado de diferentes tareas y flujos de trabajo. No solo eso, también ayudan a generar informes del proceso de producción. De este modo, se convierten en un aliado imprescindible para que las empresas puedan alcanzar mayores niveles de productividad. El talento humano se utiliza mejor, se reducen costes y la organización obtendrá mejores resultados.

Las ventajas de contar con una herramienta de automatización

La automatización de procesos es sinónimo de competitividad. El mecanizar determinados procesos o áreas con una herramienta empresarial, la empresa es más eficiente y gana competitividad frente a sus rivales. Esto implica una continuidad de los procesos, evitando interrupciones, una mayor productividad y la reducción de los costes operativos de la que antes hablábamos. Además, la tecnología ofrece una mayor capacidad de análisis al tener en cuenta diferentes variables o parámetros, tomándose mejores decisiones.

Algunos ejemplos de herramientas de automatización son las herramientas para automatizar la búsqueda del talento, la automatización de tareas de contabilidad con programas u otras áreas que pueden agilizar las tareas básicas.

Y no solo eso, logramos mayor visibilidad en las diferentes etapas del proceso productivo. Estas soluciones ayudan a generar informes, a la vez que contribuyen a reducir los errores humanos o los imprevistos e incidentes no deseados como fallos en la cadena de producción. Así, la empresa es capaz de cumplir con sus compromisos, evitando retrasos que nos puedan dejar en mal lugar ante los clientes.

Ranking de software para automatizar procesos y proyectos

Cada vez contamos con más herramientas de automatización de procesos. No es fácil quedarse solo con una muestra, pues nos ofrecen diferentes posibilidades. Podríamos haber incluido en esta lista soluciones como Selenium, Watir, WorkProject, Basecamp, Asana o ActiveBatch, herramientas que no deberíamos pasar por alto; pero nos quedamos con estas cinco.

1. Zapier

Muchos expertos recomiendan comenzar con Zapier la automatización de procesos y tareas. Integra más de 750 aplicaciones, minimizando el tiempo dedicado a tareas repetitivos. Funciona a modo de intermediario entre las API. Por ejemplo, si publicas un nuevo artículo en la web o el blog, Zapier se encarga de compartir el post con el artículo en las redes sociales.

2. Flow

Es la apuesta de Microsoft a Zapier. No tiene la misma capacidad -no alcanza a integrar 100 apps-, pero igualmente nos ayuda a crear flujos de trabajo automatizados, sincronizar archivos, recopilar datos, unificar notificaciones, etc. En definitiva, permite automatizar a gran escala los procesos de la empresa. Ideal si habitualmente trabajas con Outlook.

3. Quu

Se encarga de automatizar la investigación y el marketing de contenidos. Podemos recibir alertas de contenido de alta calidad sobre nuestro nicho de mercado, incluidos enlaces a artículos, vídeos, post de blogs, podcast, etc. Cuando recibes los contenidos diarios, puedes programarlos mediante otra herramienta de automatización como HootSuite, la herramienta de automatización de gestión de redes sociales por excelencia.

4. UiPath

Esta herramienta de automatización robótica de procesos, completamente gratuita, se encarga de administrar tareas en base a reglas. De este modo, los trabajadores quedan liberados de las repetitivas rutinas diarias. Su workflow basado en arrastrar y soltar es muy cómodo de los usuarios.

5. KissFlow

Una solución ideal para automatizar procesos empresariales. Entre otros aspectos, permite gestionar pagos a proveedores, órdenes de compra o la incorporación de nuevos trabajadores, sin olvidar los formularios para recopilar datos, secuencias del sistema o informes de actividad. Compatible con los archivos de Google Docs y Dropbox, además de otras soluciones como Zapier.