Las mejores herramientas para organizar el flujo de trabajo

Conoce las características y los nombres de las mejores herramientas para organizar un flujo de trabajo de éxito.

1. Pau Sisternas 24 marzo, 2022

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El flujo de trabajo o workflow es un concepto que hace referencia al conjunto de actividades relacionadas que se completan en un orden concreto para lograr un objetivo empresarial. Entre otras cosas, un buen flujo de trabajo nos permite ahorrar costes y optimizar los recursos de que dispone la organización, ofreciendo un trabajo de mayor calidad tanto para los clientes como para nuestros propia plantilla. Los software para la gestión de workflow nos ayudan precisamente a sistematizar estas labores. Su automatización nos permite suprimir el error humano.

Cómo crear un buen flujo de trabajo en un departamento

El flujo de trabajo puede crearse en cinco pasos, comenzando por identificar las necesidades de tus equipos o departamentos.

A partir de ahí podemos elegir software para la gestión del workflow e indicar los hitos de dicho flujo. Así, podemos estructurar eficazmente el proyecto y tomar las decisiones clave con tiempo.

El siguiente paso será, precisamente, planificar el proyecto dando prioridad a las actividades que permiten optimizar el workflow. F

inalmente, se elabora el plan de trabajo. Debe estar equilibrado y compensando, teniendo siempre en cuenta el consumo de recursos.

Software para la gestión del workflow

Vamos a profundizar en el segundo punto a la hora de diseñar el flujo de trabajo: qué software para la gestión del workflow elegir. Entre las herramientas empresariales, destacamos, a continuación te presentamos 5 programas para gestionas flujos de trabajo que puede ser realmente útiles para tu empresa.

Recuerda que el orden en que aparecen es completamente aleatorio, el que aparece en primer lugar no tiene por qué se mejor que el tercero. Las características de tu negocio son determinantes a la hora de elegir entre una opción u otra.

1. HubSpot

Es uno de lo más completos, pues en una única plataforma encontramos un software de marketing, ventas, servicio y operaciones, siempre vinculadas. Se trata de una solución muy interesante para los proyectos en fase de crecimiento o que todavía no han probado la automatización del workflow. A medida que tengas nuevas necesidades, puedes incorporar nuevas funciones a tu suscripción.

2. Integrify

Crearemos los flujos de trabajo a base de arrastrar y soltar. Y no solo eso, también puedes crear y ejecutar flujos de trabajo paralelos o secundarios. Mediante la configuración de recordatorios, es más fácil optimizar los procesos comerciales de la empresa y automatizar tareas manuales; y nos permite colaborar en tareas y solicitudes o probar los procedimientos. Cuenta con una base de conocimientos del usuario y una API abierta donde integrar bases de datos externas.

3. ProcessMaker

Siempre nos gusta incluir herramientas de código abierto, y ProcessMaker es un buen ejemplo de ello. Es trata de una solución de automatización de flujos de trabajo de código bajo y abierto muy fácil de usar.

Sus diagramas de flujo visuales nos permiten generar flujos de trabajo en base a las aprobaciones, con notificaciones integradas en cada parte del proceso. Lógicamente, el acceso a la API para desarrolladores facilita la personalización del software, adaptándose al tamaño de la empresa y/o el proyecto.

4. Backlog

Esta herramienta está pensada para equipos de desarrollo, y podemos disfrutar de una prueba gratis antes de adquirir la licencia. Entre sus puntos fuertes, las facilidades en materia de cooperación, comunicación y coordinación de administradores y colaboradores durante el proceso de trabajo.

A ello se le añade que mantiene las tareas en una única ubicación, permite asignarlas a otras o seguir el proyecto y compartir comentarios con otras áreas de la empresa.

5. Gravity Flow

Tenemos dos opciones para poder utilizar este complemento: hacerlo por sitio individual o comprar una licencia masiva para varios sitios de WordPress. Cuenta con una interfaz muy sencilla, lo que facilita su uso incluso a quienes no están familiarizados con WordPress. El código abierto permite a los desarrolladores crear una configuración según sus necesidades. Entre sus extensiones -con un coste extra- están PDF Generator, Stripe o Flowchart.