Las 7 mejores herramientas para la gestión de proyectos

Controlar el estado de tus proyectos y los objetivos marcados es posible con el mejor software de gestión de proyectos. ¡No te pierdas estas herramientas!

1. Tamara Gascó 10 diciembre, 2019

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Sí. Lo sabemos, el día a día en la gestión de un proyecto de trabajo es frenético. Miles de tareas por llevar a cabo, entregas pendientes que se van retrasando, equipo humano que gestionar, coordinar. La efectividad de la gestión de un proyecto por momentos pende de un hilo y tenerlo todo bajo control es lo que nos acerca al éxito. Cómo conseguir este propósito es complejo, ya que gestionar todas las ideas y todos los recursos requiere de horas de dedicación y sobre todo supervisión. Esta necesidad de organizarse se puede conseguir mediante herramientas y software de gestión de proyectos, inspirados desde los métodos más tradicionales hasta los más innovadores, con los que podrás asumir, simplificar y optimizar los resultados.

¿Sotware de gestión de proyectos? Un sí rotundo para alcanzar tus objetivos y ser más productivo

Para mantener la productividad de nuestras empresas y proyectos vamos a descubrir en las siguientes líneas de qué herramientas nos podemos beneficiar, qué uso darle a cada una, qué nos pueden ofrecer, cómo trabajar con la información de los proyectos y lograr esa anhelada eficiencia.

1. Trello, el clásico que nunca falla

No es una herramienta de ALM, pero ayudan en la organización y el seguimiento de tareas hasta el más mínimo detalle. En Trello podrás gestionar toda la información de forma estructurada, siendo muy útil tanto para gestionar proyectos personales como empresariales. El funcionamiento de Trello es muy sencillo y podrá ayudarte a llevar a tu empresa a otro nivel. La gestión de proyectos queda completamente jerarquizada mediante el uso de tableros que pueden ser tanto personales como públicas, incluso pueden calendarizarse.

El punto a favor de Trello lo encontramos en los equipos, puesto que se pueden hacer tableros por equipos en los que varias personas de un departamento o de un equipo de trabajo tengan acceso a cada uno de los tableros. De esta forma, dentro de un equipo de trabajo pueden ser creados varios tableros, y posteriormente añadir miembros o usuarios a cada tablero correspondiente. Una vez en el interior de cada tablero se podrán crear listas, y en el interior de cada una de las listas añadir tarjetas. Esto puede resultar muy útil para hacer un brainstorming, para marcar un listado de tareas pendientes por hacer o de tareas ya finalizadas. Cada lista de Trello tendrá su descripción y en cada tarjeta se podrán añadir más miembros, más etiquetas, con opciones de checklist, vencimiento de tareas y un seguimiento de las actividades al detalle mediante los comentarios.

Una de las últimas funcionalidades de Trello han sido las plantillas, clasificadas por categorías destacadas, como por ejemplo negocio, diseño, educación, ingeniería, marketing, recursos humanos, productividad y ventas entre otros. Dentro de cada una de estas categorías encontraremos diferentes opciones de plantillas con creatividades muy originales para ser añadidas a nuestros tableros.

2. Asana, el rey de la optimización

Si es la primera vez que escuchas esta herramienta de gestión de proyectos y su nombre solo te suena a las míticas posturas de yoga, ¡lo que te contamos a continuación te va a sorprender! Con el lema que tiene Asana como carta de presentación lo entenderás mejor: organízate, mantente al día y cumple las fechas límite. 

Asana es una herramienta ideal para planificar la estructura del trabajo de forma personalizada, partiendo de la base de unas prioridades y asignación de tareas desde un mismo sitio. De cada una de estas tareas existe la opción de llevar un seguimiento etapa por etapa, por lo que en tan solo un clic podrás conocer en qué situación se encuentra cada proyecto y si las KPI'S que en su día se marcaron fueron las correctas.

El punto a favor de Asana lo encontramos en la visualización temporal del trabajo, de forma que si el tiempo va avanzando y no estamos cumpliendo los objetivos podremos hacer modificaciones en el trabajo para no desviarnos de la línea. Esto lo conseguimos mediante el cronograma que ofrece que funciona a partir del Diagrama de Gantt. Al igual que Trello, en Asana podrás crear tableros y listas, para controlar cada uno de los avances del trabajo, gestionando el proyecto de principio a fin.

3. Intervals, los mejores informes a tu alcance

Aunque todavía no es muy conocido es un software de gestión de proyectos ideal para pequeños negocios y empresas con diferentes necesidades. Una forma de controlar todo el tiempo invertido en cada proyecto, gestionar y dirigir el trabajo para que cada tarea conduzca al éxito, esa es la premisa básica de Intervals.

¿Cómo pretende conseguirlo? Mediante un trackeo del tiempo para saber exactamente cuántas horas se le dedican a cada proyecto, lo que puede resultar muy útil para medir el ROI y conocer la rentabilidad del proyecto en cuestión. Además, ofrece informes y analíticas muy útiles de cada una de las tareas llevadas a cabo, de tal forma que podrás tomar las decisiones correspondientes con conocimiento de causa siempre que lo necesites. De hecho, estos informes son completamente flexibles y muy detallados.

La transparencia es otra de las máximas de Intervals, esto quiere decir que mediante su interfaz y cada una de sus opciones fomenta la confianza en el cliente siempre y cuando permite hacer un seguimiento del presupuesto invertido. Además, su servicio de customer service es perfecto para atender a los usuarios siempre y cuando lo necesiten en un tiempo récord.

4. Wrike, más visibilidad y más colaboración

"Soluciones adaptadas para equipos de marketing, creativos, de gestión de proyectos, de desarrolladores o IT, para todos los equipos". Con estas expectativas que desde Wrike definen, ¿qué más se pueden llegar a ofrecer?

Desde Wrike la información puede quedar completamente centralizada a través de unos paneles de control muy visuales, una funcionalidad muy parecida a la que encontramos en Asana, puesto que también trabaja en base al Diagrama de Gantt para comprobar la evolución de los proyectos. Para ello permite establecer por cada planificación nuevas tareas, acompañadas de una línea temporal que va midiendo su progreso, lo cual resulta muy útil para trabajar en equipo, ya que de este modo todos tiene acceso a toda la información. Esto fomenta la coherencia y la coordinación.

En definitiva, Wrike es una herramienta intuitiva que se caracteriza por una interfaz que mediante tres vistas permite conocer el estado del proyecto, las subtareas que están en curso, las que están completas, las que permanecen en espera y aquellas nuevas que se acaban de lanzar.

5. Smartsheet, éxito a tu alcance de la mano de Gantt

Smarshit promete ser un aliado de la ejecución y gestión del trabajo, lo que le da un valor añadido a cada proyecto. Lo mejor de todo es que ofrece una solución real en función del tamaño de la empresa, el tipo de actividad económica a desempeñar, el rol del usuario (líder empresarial. equipos) y el departamento en cuestión que se beneficiará de esta herramienta. Por tanto, al estar tan segmentado, con Smartsheet podrás asignar tareas, así como comprobar el cumplimiento y el progreso de las mismas. 

Otra de las ventajas que tiene Smartsheet como solución a la gestión de proyectos es que permite ser integrado con otras aplicaciones para compartir los datos, como por ejemplo Microsoft Excel o CRM.

Al mismo tiempo Smartsheet también posee plantillas basadas en el Diagrama de Gantt, por lo que las tareas que se asignen siempre tendrán asociada una fecha de creación y una fecha final de entrega o cumplimiento.

6.  Basecamp, el lugar perfecto para un trabajo colaborativo

Ya lo dicen desde su sitio web: "Work better, together". Basecamp es una herramienta perfecta para gestionar los proyectos, organizarse por defecto y ser más productivos. La eficiencia que propone a la hora de comunicarse facilita enormemente las reuniones. ¿Cómo lo consigue? Dividiendo el trabajo en proyectos, por lo que cada proyecto mantiene el objetivo común y principal.

En este sentido ofrece una herramienta de mensajes para comunicar las ideas, el progreso de los proyectos y tener un buen feeback. Además, permite establecer un to-dos con una lista de todo aquel trabajo que se debe hacer o las fechas de entrega; una programación calendarizada con fechas de entrega y eventos para ser compartidos; documentos y archivos compartidos con hojas de cálculo; un chat de grupo para trabajar en el día a día y permanecer comunicados sin la necesidad de reunirse presencialmente; chek-ins automáticos para preguntas recurrentes.

En definitiva, mediante Basecamp podrás marcar todos los objetivos y conseguirlos eficazmente a través de un trabajo completamente colaborativo.

7. Holded, donde las integraciones marcan la diferencia y tus resultados

Esta herramienta solamente está disponible para el sistema iOS por lo que esto restringe su uso. Sin embargo, hay más puntos a favor de Holded que en su contra. ¿Por qué decimos esto? Porque cada día mejora cada una de las utilidades y funciones que tiene al máximo. La visualización de los proyectos gráficamente te permitirá obtener una perspectiva global del esrado del proyecto, pero lo mejor será que una vez detenidos en cada área o funcionalidad podrás interpretar todos los datos a la perfección.

Con Holded podrás trabajar desde distintas vistas, como tareas, recursos, calendarios, red, estilos. Al mismo tiempo, Holded nos ayuda a focalizarnos en aquellas tareas o proyectos que tienen prioridad, en la medida que hay tareas que pueden ser ocultadas en cuanto a contenido o por ejemplo fechas de entrega, por lo que los miembros del equipo podrán optimizar su trabajo apostando por lo que es relevante y por el objetivo a conseguir en primera instancia.

La herramienta también funciona con los Diagramas de Gantt y tiene a disposición de los usuarios la gestión de cada recurso, de los presupuestos, por lo que en todo momento se puede llevar a cabo un seguimiento de la inversión, de los costes, de los beneficios y de los objetivos, cumplidos o por cumplir.

Compara las herramientas de software de gestión de proyectos y descubre cuál es mejor para ti

Teniendo en cuenta las especificaciones de las herramientas de software comentadas vamos a comprararlas entre ellas para saber cuál de todas ellas puede interesarnos más en base a nuestras necesidades particulares y a nuestro proyecto.

	Trello	Asana	Intervals	Wrike	Smartsheet	Basecamp	Holded
¿Versión gratuita?	✅	✅	❌	❌	✅	✅	✅
¿Versión de pago?	✅ Versión Business Class por 9.99$ por usuario al mes anualmente. Versión Enterprise por 20.83$ por usuario al mes para 100 usuarios.	✅Versión premium por 10.99€ por usuario al mes facturado anualmente, 13.49€ si se factura mensualmente. Versión Business por 24.99€ por usuario al mes facturado anualmente, 30.49€ si se factura mensualmente. Consultar para comprobar los precios de la versión Enterprise.	✅Versión básica por 59$ al mes. Versión básica superior por 99$ al mes. Versión Premium por 159$ al mes. Versión Unlimited por 299$ al mes.	✅Versión Profesional por 9.80$ al mes por usuario. Versión Business por 24.80$ al mes por usuario. Versión Marketing, Porfessional Services y Enterprise consultar.	✅Versión Estándar individual por 12.50€/mes. Versión Estándar comercial por 22€ por usuario al mes. Consultar precios para la versión empresarial Básica y Premier.	✅La versión de pago tiene un coste mensual de 99$ para todo el equipo.	✅La versión Starter tiene un coste de 10€ al mes, la versión Standard un coste de 25€/mes y la versión Pro un coste de 50€ al mes.
¿Disponible en iOS?	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅
¿Disponible en Android?	✅	✅	✅	✅	✅	✅	❌
¿Hay límites de usuarios?	No. La limitación de los usuarios depende del plan de pago escogido.	No. La limitación de los usuarios depende del plan de pago escogido.	Ilimitados en todas las versiones.	Versión Profesional 5, 10, 15 usuarios. Versión Business de 5 a 200 usuarios. Versión Marketing, Professional Services y Enterprise de 5 a Ilimitado.	No. La limitación de los usuarios depende del plan de pago escogido.	El límite de usuarios es ilimitado en la versión de pago, incluso para los clientes. El número de usuarios en la cuenta gratuita es de 20.	La versión de pago tiene solamente 2 usuarios gratuitos. En el resto de versiones cada usuario tiene un coste de 10E al mes adicionalmente.
¿Hay límites de espacio de almacenamiento?	En la versión gratuita hay una limitación de 10MB por archivo adjunto. En la versión Business Class hay una limitación de 250MB por archivo adjunto. En la versión Enterprise hay una limitación de 250MB por archivo adjunto.	No hay un límite en el espacio de almacenamiento pero sí se establece un límite de 100MB por subida de archivo adjunto.	El plan básico tiene una limitación de 25GB. El plan básico superior de 50GB. El plan premium de 100GB. El plan Unlimited tiene espacio de almacenamiento ilimitado.	Para la versión gratuita, 2GB de almacenamiento. Para la versión Professional 5GB de espacio de almacenamiento, con 15GB para cargas de vídeo/mes. Para la versión Business desde 50 Gb de espacio de almacenamiento, con 15 GB para cargas de vídeo al mes. En la versión Enterprise el espacio de almacenamiento aumenta hasta los 100GB.	El tamaño de los archivos subidos depende del usuario y de los permisos que tenga. Nos encontramos desde el usuario con licencia con 250MB hasta el usuario de prueba con 30MB.	El espacio de almacenamiento es de hasta 500GB en la versión de pago, 1GB en el caso del usuario con cuenta gratuita.	-
¿Diferencia entre proyectos y tareas?	❌	✅	✅	❌	✅	❌	❌
¿Tiene App?	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅
¿Ofrece informes?	❌	✅	✅	✅	✅	❌	❌
¿Permite integraciones con otras herramientas?	✅	✅	✅	✅	✅	❌	✅
¿Lleva un seguimiento de tareas?	✅	✅	✅	✅	✅	✅	❌