Herramientas para mejorar la productividad de la empresa que no puedes ignorar

Zapier, ITFF, el cronómetro Pomodoro o Rescue Time forman parte de la lista de herramientas para mejorar la productividad de la empresa ¿A qué estás esperando para probarlas?

1. Desirée Puchades 12 noviembre, 2019

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¿Cuál es la fórmula secreta de la productividad en el trabajo? ¿Existe realmente un programa o Saas que puede ayudarte a incrementar la capacidad de producción de los empleados? Esta cuestión se la plantean todos los jefes de departamentos. Para ello, controlar el tiempo, optimizar las tareas y automatizarlas puede ser de gran ayuda ¿cómo? Muy sencillo, encontrando una herramienta que mejore la productividad de la empresa. Entre los programas de productividad más utilizados encontramos el Pomodoro, Trello y Zapier.

Cuando piensas en un Saas para aumentar la productividad puedes pensar en aquellos que te facilitan la planificación, el trabajo en equipo, en la creación de los mapas mentales, en automatizar tareas o en definitiva en gestionarte el tiempo con una mayor eficiencia. Además entre ellas, puedes encontrar software de productividad online, en la nube o apps.

¿Cuál es la mejor opción en tu caso? Antes de elegir uno o dos programas de productividad debes estudiar la necesidades del departamento o de los proyectos. Y hacerte las siguientes preguntas: ¿trabajas en equipo o solo? ¿en qué pierdes más el tiempo? ¿realizas todos los días tareas que se pueden automatizar y que ahorrarían mucho tiempo? ¿sigues alguna técnica para organizarte?

En función de tus respuestas, puedes escoger entre varias de las opciones que te planteamos a continuación y que hemos recopilado en un listado. Sigue leyendo y descubre las mejores herramientas que te ayudarán incrementar la productividad empresarial.

Programas de productividad que ayudan a gestionar proyectos

La organización es esencial para tener en cuenta las fases de un proyecto, el estado en el que está y las tareas que debe asumir cada persona del equipo. Con cualquiera de estas herramientas de productividad gratuitas puedes gestionar los proyectos, planificar y avanzar más deprisa.

1. Trello

Una de las herramientas online de productividad por excelencia es Trello. Si no has oído hablar de ella, te recomendamos desde ya que la pruebes, puedes acceder a ella y organizar tus tareas más prioritarias y trabajar en equipo fácilmente mediante sus tableros. Los tableros se componen por listas o tarjetas que puedes ir moviendo de un lado a otro. ¿Lo mejor de todo? Tiene una app a la que podrás acceder de forma gratuita y consultar desde cualquier lugar siempre y cuando tengas tu smartphone a mano.

2. Todoist

Si eres una persona que no puede vivir sin listas, esta puede ser tu herramienta para mejorar tu productividad favorita: Todoist Todoist funciona mediante listados y puedes organizar las tareas como hoy, los próximos 7 días y la bandeja de entrada. En Todoist Puedes incluir las prioridades de cada una de las tareas, añadir o quitar subtareas y otras muchas funcionalidades que pueden facilitar tu día a día y el de tu equipo. Es totalmente gratuita y también dispone de app.

3. Wunderlist

Si adoras el método de organización “get things done” no puedes dejar de probar esta herramienta digital empresarial o app para asignar tareas, crear listados, ordenar por prioridades y compartir el contenido con tu plantilla. Wunderlist es gratuita, sencilla de usar y disponible en aplicación ¿qué más se puede pedir?

Programas de productividad para planificar y gestionar las reuniones

Si quieres evitar solapar diversas reuniones es importante contar con una aliado para ello. Toma nota de estas opciones para organizar reuniones y el tiempo de tus empleados de manera sencilla.

1. Google Calendar

¿Quién no sabe usar este calendario? Es muy fácil de aprender a utilizarlo y muestra las citas que tienes de forma muy visual. La ventaja de implementarlo en tu día a día en el trabajo es que permite la sincronización con otros dispositivos y puedes integrarlo con las automatizaciones de Zapier o IFTT.

2. Youcanbookme

Esta herramienta está creada pensando en tu agenda y que el cliente o el empleado pueda elegir la cita cuando tienes un hueco en tu jornada. Además Youcanbookme se sincroniza con Google Calendar.

3. Robin

Si tu empresa tiene diferentes salas de reuniones, el software de Robin te permite planificar las reuniones, los tiempos y mejora la experiencia laboral. Además de encontrar el sitio idóneo para el número de personas que deseas convocar y optimizar los diferentes espacios de la oficina. En función de las necesidades de la empresa existen diferentes planes de precios. Es una forma de trabajar muy práctica y sencilla que vale la pena.

Programas de productividad para ser el rey del tiempo

Muchas veces no eres consciente pero en tareas cotidianas en el trabajo pueden perderse parte de la jornada. Por esta razón es importante analizar las tareas que cuestan más tiempo y en qué invertimos más esfuerzos a la hora de sacar un proyecto adelante. Y una vez tengas esta información igual puedes poner las tareas que requieran más esfuerzo a primera hora o cuando estás más fresco para mejorar tu media y conseguir ser más productivo.

1. Pomodoro

Usar la técnica de Pomodoro o el cronómetro de Pomodoro puede hacerte más eficiente en tu trabajo. Se basa en dividir el tiempo en etapas de 25 minutos separados por descansos que pueden ir incrementado. El método del Pomodoro puede dividirse en 5 fases: organización, anotación, registro, proceso y visualización. Las tareas asignadas se realizan de 25 en 25 minutos con pausas de 5 minutos para desconectar y luego mejorar la productividad. ¡Pruébalo!

2. Toggl

Esta es una de las mejores opciones de time tracker para si eres freelance o trabajas en equipo. Puedes acceder desde tu móvil o desde la aplicación de la Web y permite asignar tareas, vincularlas a un proyecto y registrar el tiempo que inviertes en ello. También puedes poner el registro manualmente.

3. Rescue Time

Este es un programa de productividad online que contabiliza el tiempo que inviertes en cada tarea, es muy completo y muestra los informes y los minutos dedicados a cada app, juego, página Web o software empresarial que utilices en tu jornada. Rescue Time Time cuenta con una versión de pago y una gratuita con funcionalidades más limitadas. La clave de este software es que te permite categorizar todas tus tareas en acciones muy productivas, productivas, neutras o poco productivas.

4. Harvest

Existen muchas herramientas para medir la productividad de los empleados. A la hora de hablar de aplicaciones que controlan el tiempo, Harvest es una de las más usadas por las empresas. Puedes acceder desde tu smartphone o con el ordenador en la versión escritorio. En resumen te deja registrar las horas de trabajo dedicadas a cada proyecto mediante un cronómetro y diferenciar las horas facturables de las que no lo son.

Programas de productividad para automatizar

Para aumentar tu rendimiento no es un secreto que las tareas más repetitivas pueden automatizarse y así podrás ganar tiempo para ti o para tu equipo e invertilo en tareas más efectivas.

1. Zapier

¿Te gustaría automatizar acciones que realizas todos los días con las aplicaciones que usas con mayor frecuencia? Desarrollar este tipo de sistema o SaaS en tu propia oficina supone un coste muy elevado. Así que puedes hacerlo tú mismo con Zapier, entre otras cosas permite: centralizar tus contactos, captar clientes potenciales, recibir alertas, monitorizar elementos de acción con Trello o Wunderlist y mucho más.

2. IFTT

Sus siglas equivalen a "If This, Then That", lo que en español significa "Si esto, entonces aquello”. Es un servicio que funciona mediante automatizaciones forma que cuando comienzas una acción con alguna de tus aplicaciones, automáticamente se generan otras acciones que han sido previamente asignadas. ¿Quieres publicar en Buffer automáticamente los posts que publicas en Feedly? Con IFTT es posible.

¿Quieres duplicar tu publicación de Facebook automáticamente en tu perfil de Instagram? Con esta herramienta puedes automatizar tus redes sociales e infinidad de cosas, desde recibir una notificación en tu móvil si va a llover o silenciar tu smartphone si entras a la oficina. Interesante ¿verdad?

Programas de productividad para ganar motivación

La realidad es que si la motivación no existe entre tus empleados su productividad será menor. Por esta razón hemos incluido en el listado una serie de opciones y programas para motivar y ayudar a llegar a ciertos objetivos y metas para que el interés de tus empleados sea mayor. Si quieres motivar a tu equipo, descubre estas dos opciones:

1. Coach.me

Finalizamos el listado con Coach.me, una herramienta de escritorio que te ayuda a marcar objetivos, metas y logros y puedes compartirlos.

2. Makeme

Es una app que te ayuda a fijarte objetivos y metas en base a las listas que crees en tu cuenta y puedes añadir a un compañero para motivaros juntos.