Manual para integrar un ATS o applicant tracking system en tu negocio

Lee las mejores herramientas de ATS y cómo debes elegir este tipo de software en el manual para integrar un ATS o applicant tracking system en tu negocio.

1. Desirée Puchades 22 octubre, 2019

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La búsqueda de empleo a través de Internet ha favorecido el envío masivo de CV a las múltiples ofertas de empleo que salen cada día. Con un sólo clic puedes enviarse una candidatura, pero el currículum vitae puede encontrarse con una herramienta digital o software informático que lo descarte por no superar una serie de filtros. Estamos hablando de los ATS o applicant tracking system, se trata básicamente de una herramienta que permite a los departamentos de recursos humanos que reciben miles de CV descartar y filtrar a los candidatos. Los mejores programas para la selección de candidatos encontramos Taleo, OrgosOS, NIcoka ATS y Odoo.

Qué es un ATS y para qué sirve

Existen diferentes software orientados a los departamentos de reclutamiento y selección de personal como las herramientas que sirven para conocer la motivación y la opinión de los empleados o las de seguimiento de candidatos. Uno de ellos son los sistemas de seguimiento de candidatos que contribuye a automatizar la búsqueda del talento en tu empresa. Cuando usamos el concepto de ATS o Applicant Tracking Systems hablamos de un software de reclutamiento y selección que optimiza los procesos de selección y representa un gran cambio en el sector de RRHH.

En otras palabras, es un sistema online que facilita el proceso de contratación de nuevos candidatos y puede abarcar desde la apertura de la vacante hasta la cobertura del puesto de empleo.

Son sistemas automatizados básicos a la hora de contar con una herramienta de recursos humanos que permiten filtrar los currículums de los candidatos en base a algunos parámetros, criterios y palabras clave con la finalidad de seleccionar los perfiles que más encajen con la oferta de empleo. Básicamente un sistema de estas características sirve para:

• Detectar nuevas necesidades para los puestos de trabajo.
• Gestionar diversas tareas relacionadas con los procesos de selección.
• Llevar a cabo entrevistas online.
• Gestionar la base de datos de candidatos de manera rápida y práctica.
• Clasificar los currículos recibidos en papel.
• Gestionar las cartas de presentación.
• La elaboración de notas sobre las entrevistas a los candidatos.
• Proporciona las herramientas de filtrado para que la selección sea más sencilla y eficaz.
• Permite una identificación del candidato perfecto.
• Los procesos tienden a automatizarse.
• La redacción de respuestas personalizadas a los candidatos que participan en la selección.
• Lleva a cabo pequeñas consultas necesarias para avanzar en el proceso.
• Elaborará una base de datos propia con todos los posibles candidatos para cada puesto de empleo.

6 Razones de peso para integrar un ATS en tu organización

Los recruiters siempre se quejan de la falta de tiempo, pues bien una buena solución para este problema es automatizar y realizar un seguimiento de los diferentes procesos. La ventaja de estas herramientas es que ofrecen a tu negocio una gran variedad de funcionalidades y la posibilidad de personalizar cada proceso de selección, además de otros muchos beneficios que enumeramos a continuación:

⏳ Ahorro de tiempo y productividad: Contar con un sistema de seguimiento de candidatos cuando posees una gran volumen de currículums para una determinada oferta de trabajo implica ahorrar tiempo al departamento de recursos humanos y permite invertir sus horas en tareas más productivas. Por ejemplo: es habitual que una empresa que integra un ATS en sus procesos de selección no desperdicie el tiempo del recruiter en leer cientos y cientos de CV, más bien esta figura se centra en definir correctamente una serie de filtros y criterios que encajan con la oferta de trabajo y el software se encarga del resto.

✅ Mejora la calidad de los candidatos contratados: Filtrar a los candidatos y realizar pruebas es muy sencillo con este tipo de herramientas online, solo tienes que dar con aquella que encaje mejor con las necesidades de tu empresa.Por otro lado, contribuye a realiza un seguimiento de los candidatos, de las diferentes fases del proceso de selección, a mejorar la productividad de la empresa y mucho más.

💰 Reducción de costes: Utilizar un Applicant Tracking Systems reduce el tiempo de contratación para las vacantes lo que implica que la contratación sea siempre más rentable.

ℹ  Compromiso con el marco legal de la protección de datos: La seguridad con la que trabajan este tipo de herramientas permite una mejor protección de la información de la empresa y de datos de los candidatos haciendo que en cada uno de los pasos y en la recepción de los datos se cumpla la RGPD y todo lo que conlleva la ley en este sentido.

🔎 Una herramienta que gestiona todo el proceso de selección: Integrar un ATS en tu empresa puede ayudar a centralizar toda la información que se usa en los procesos de selección, por lo que facilita la búsqueda de información en caso de necesitarla sin tener que recurrir a diferentes herramientas, correos, etc…

✨ Ofrece una buena imagen de tu empresa: Puede mejorar con creces la experiencia del candidatos al recibir actualizaciones, notificaciones y otros datos sobre el estado de su candidatura, sin necesidad de preguntar constantemente. Al recibir bastantes CV para un mismo proceso de selección es complicado tener un buen feedback. Pero con el uso de un ATS puedes olvidarte de este aspecto, solo tienes que automatizar las respuestas y correos electrónicos de forma inmediata en pocos pasos y deja de preocuparte por esto.

La implantación de los ATS supone un reto para los CV, para que un currículum vitae supere los filtros de un sistema de ATS es importante incluir las Keywords de la candidatura y cumplir con los requisitos más básicos de la oferta.

Los mejores Applicant Tracking Systems

Existen muchas herramientas diseñadas para rastrear el proceso de selección y reclutamiento y algunos de ellos ofrecen paquetes básicos con su versión gratuita, a continuación hemos elaborado dos listados, uno con los ATS más populares y otro con los software de seguimiento de candidatos que son más aconsejables si quieres comenzar a gestionar el talento de tu negocio:

• iGreentree: en este caso las funcionalidades más básicas se centran en seleccionar al candidato más cualificado mediante el análisis de los CV, la contratación del personal y el seguimiento de candidatos.
• Recriterbox: es un ATS recomendable para las pequeñas y las medianas empresas que genera informes en tiempo real y realiza un seguimiento de los candidatos. Recruiterbox Se califica como una de las mejores herramientas para gestionar a los candidatos y automatizar el proceso de las entrevistas.
• Bizneo: es un programa que integra más de 10 módulos diseñados específicamente para sacar partido a un departamento de recursos humanos y simplificar el proceso de contratación. Esta herramienta de gestión del talento reduce el tiempo y el coste del proceso de reclutamiento con esta herramienta, es muy potente y lo usan las grandes marcas como Burguer king, Telepizza, Man o Porcelanosa. Bizneo se caracteriza por ser sencillo de integrar e intuitivo.
• OrgOS: mientras que otros ATS se centran más en otros aspectos, OrgOS de seguimiento de candidatos se centra en la mejor de experiencia del candidato, personalizando el proceso de selección, realizando el seguimiento y la comunicación vía email e integra plantillas básicas para las entrevistas, además de generar reportes e informes.
• Taleo: forma parte de la empresa Oracle y es una solución destinada a ayudar a las empresas a obtener, evaluar y contratar al mejor talento automatizando el proceso.
• Broadbean: Es una compañía de software de reclutamiento y contratación de personal.
• AppliView: es un programa avanzado y sofisticado para realizar el seguimiento de los candidatos, este puedes ser online o offline y además de las funcionalidades básicas que se requiere en un ATS también posee un portal de autoservicio y la programación de entrevistas.
• MindScope: es el líder en innovación en sistemas de seguimiento de candidatos, incluye integraciones avanzadas, el uso de una aplicación, facilidad de uso y características totalmente personalizables. ¿Otro dato más destacable? Su atención al cliente es excelente.
• Nicoka ATS: cuando hablamos de software de gestión del talento humano, Nicoka es uno de los nombres que siempre se mencionan. Es una herramienta muy completa que abarca desde la contratación del personal, hastas la selección del personal y la gestión de competencia. Se usa en términos generales para centralizar la gestión de candidatos y ayuda a organizar las prioridades.
• Odoo: es un software de código abierto con diversas funcionalidades de facturación, puntos de venta, contabilidad, fabricación y de recursos humanos. En este último plano el software favorece la automatización de la contratación, la gestión de empleados y mucho más. Lo recomendable de Oddo es que se adapta a las necesidades de la compañía y que es muy usable.

¿Cuándo es recomendable contar con un sistema de seguimiento de candidatos?

Este tipo de software puede usarse por cualquier empresa que busque talento regularmente y que reciba un número importante de candidaturas. Para sacarle partido a la herramienta la empresa no necesariamente tiene que tener unas características especiales, puede ser de cualquier sector, tamaño o estructura.

Tips para elegir un ATS para tu negocio

¿Estás pensando en implantar una herramienta de estas características en tu empresa? A la hora de elegir un software de ATS online es importante tener en cuenta los siguientes factores:

1. El tamaño de la empresa: no son las mismas necesidades las que tiene una pyme que las que tiene una gran compañía.
2. La usabilidad de la herramienta: cuanto más sencilla sea de comprender y utilizar mejor se podrá realizar la gestión del reclutamiento.
3. El precio: existen software libres de este tipo y otros ofrecen planes freemium. Es decir, que el precio depende de las características funcionalidades necesarias. Por otro lado, puedes encontrar planes profesionales a un precio mayor.
4. Las características del software: por ejemplo, una empresa grande buscará que la herramienta cumpla con múltiples funciones y una pyme puede requerir sólo las funciones de abastecimiento, por lo que el precio y el software puede variar.

Ante todo no olvides que antes de adquirirlo debe atender a las necesidades de la empresa y a las expectativa.