09 Dic
Los mejores software de gestión de contratos
Descubre cómo elegir el mejor software para la gestión de contratos, cuáles son los más conocidos y en qué fijarte para escogerlo.
- Pau Sisternas 9 diciembre, 2021
La gestión de contratos es una de las grandes tareas de recursos humanos, a la altura de la gestión de las nóminas. Es algo básico para el correcto funcionamiento de cualquier empresa, en especial con los vínculos laborales flexibles que hay hoy en día. Cuestiones como los contratos en prácticas o al contrato de teletrabajo hace que cada vez sea más complicado gestionarlos. Por eso, contar con un software de gestión de contratos es una decisión de lo más acertada en cualquier departamento de recursos humanos. ¿En tu empresa lo tenéis?
Qué es y para qué sirve un programa para la gestión de contratos
Un software para la gestión de contratos es una herramienta que automatiza la creación, seguimiento y supervisión de contratos y acuerdos. Esto último es muy importante, porque le da al programa una doble función. Por un lado, sirve para los contratos de tus trabajadores; por otro lado, vale para los contratos con clientes, proveedores, etc. Y no solo eso, sino que nos permite gestionar las diferentes versiones de los contratos. Los documentos se pueden compartir con el resto de la empresa.
Este software también cumple con una función de supervisión y tienen otras características de gestión de contratos que permite monitorear el rendimiento de los contratos o documentar los acuerdos con cualquier persona implicada en nuestro negocio. La gestión de contratos siempre es un riesgo, por eso conviene disponer de las herramientas adecuadas para minimizar cualquier peligro. Entre los mejores software para la gestión del personal, conviene destacar que la firma de contratos se agiliza mediante la firma digital que acostumbran a incorporar este tipo de programas, algo muy ventajoso para las empresas que gestionan un gran volumen de contratos.
Las mejores herramientas para gestionar los contratos
Pero más allá de la definición, lo mejor es poner nombres sobre la mesa. Podemos empezar con PandaDoc, que tiene una versión gratis y es fácil de usar, en especial la firma digital. En contra, que cuesta crear documentos con esa versión gratuita. Un problema que, a priori, no tendríamos con Oneflow. Cuenta con una serie de plantillas, además de activar recordatorios y actualizaciones. En su contra, que la contraparte puede firmar antes que la empresa.
GetAccept nos ayuda a adaptarnos al flujo de trabajo y necesidades que tenemos, aunque cuesta modificar la información. Por su parte, ContractWorks es fácil de implementar y tiene un excelente servicio de soporte. Su principal hándicap es que tendremos que firmar los documentos uno a uno. No se pueden firmar varios a la vez. Acabamos citando a ConteactSafe, que permite personalizar los documentos y mostrar a la contraparte únicamente la parte que le interesa. Outlaw, GateKeeper, Accelo o DealHub son otros ejemplos de estas herramientas.
Pasos para elegir el mejor software para la gestión de contratos
Lo primero de todo será encontrar una herramienta intuitiva y fácil de usar. El derecho laboral es un campo muy complejo, y con esta herramienta esperamos agilizar la gestión de contratos. Por eso mismo, además de fácil de usar deberá estar al día de la legislación laboral. Algo tan simple como una notificación en tu correo electrónico que te alerte de los cambios y la necesidad de actualizar los contratos nos puede evitar muchos problemas legales y las correspondientes sanciones.
El siguiente paso para elegir software de gestión de contratos es asegurarnos de que nos ofrece la sincronización automática. Nos permite automatizar procesos, alertarnos ante incidencias legales e incluso gestionar las altas y bajas legalmente. Un último aspecto en el que nos fijaremos es dónde se almacena la información. El software en la nube puede ser de gran utilidad. Recuerda que hablamos de una información confidencial, por lo que la herramienta que utilicemos deberá garantizar la seguridad y privacidad de los datos y los documentos que los contienen.
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