La solución para encontrar siempre una sala disponible en el trabajo

MeetingRoomApp promete gestionar los espacios de tu empresa de una forma sencilla y eficiente. ¿Es esta la mejor opción a los problemas de tu empresa?

1. Isis Cervera 28 agosto, 2019

---

Los que trabajamos en empresas de un tamaño considerables sabemos lo que es tener que ir preguntando si alguien necesita una sala a alguna hora precisa o si nos dejan un hueco para una reunión importante. Puede parecer que se trate de un problema sin mucha importancia, pero lo cierto es que realizar un buen control de reservas de salas puede incluso ayudar a mejorar las relaciones entre los trabajadores, porque a nadie le gusta que le dejen sin sala ante una reunión importante, ¿verdad?

Ante estas situaciones algunos equipos optaban por utilizar hojas de Excel o incluso el Calendario de Google, pero lo cierto es que hoy en día existen varias herramientas de sistema de reservas de salas de reuniones y conferencias que pueden hacernos la vida mucho más fácil. Una de ellas es MeetingRoomApp.

¿Qué es lo que llama la atención de esta herramienta?

MeetingRoomApp promete hacer más fáciles los procesos empresariales y ayudar a aprovechar mejor los espacios de la empresa. Para ello ofrece una serie de funciones:

Sincronización con sistemas de la oficina

Para recibir notificaciones o importar o exportar datos, MeetingRoomApp puede sincronizarse con las cuentas de correo de G Suite, Microsoft Exhange y Office 365.

Reservas ad-hoc y señales de colores

Gracias a los paneles asociados a la aplicación las reservas de salas de reuniones se pueden realizar en segundos, y puedes observar de un vistazo la disponibilidad de la sala mediante un sistema de colores.

Agenda de las reuniones

La aplicación te permite tener una agenda sinóptica de todas las reuniones, con los nombres, los participantes, las horas y fechas, por lo que podrás saber en todo momento qué está sucediendo en la oficina. ¡Resulta ideal para saber si van a venir clientes/socios importantes!

Confirmación de llegada

Al llegar a la sala, en el dispositivo de la entrada, se ha de confirmar la asistencia pulsando un botón. En el caso de que la asistencia no se confirme 15 minutos antes del inicio o después de la reunión la sala volverá a estar disponible de manera automática y podrá ser reservada de nuevo.

Llamadas

Un punto muy a tener en cuenta son las llamadas. En solo unos clics en la pantalla se puede indicar en recepción o administración de la empresa que la sala necesita servicios de limpieza, catering o de reparaciones.

Reportes

¿Para qué se utilizan las salas? ¿Qué sala ha sido más demandada? ¿Qué trabajador realiza un mayor uso de ellas? Podrás saber todo esto gracias a los reportes a los que da acceso la aplicación.

¿Cuál es el precio de MeetingRoomApp?

Si la herramienta de gestión de reserva de salas te ha logrado llamarte la atención, lo lógico es que ahora te preguntes por cuánto va a costarte todo. Pues bien, MeetingRoomApp cuenta con 3 planes diferentes:

• Mini: 179€ al año por una sala de reuniones, ideal para 4 salas. Tasa única de mantenimiento anual del 20%. Con este plan puedes realizar reservas ad-hoc, cuentas con la agenda diaria, señales por colores, cancelaciones de eventos, modo pantalla completa, salvapantalllas y sincronización.
• Cloud: 15€ por sala de reuniones mensualmente, con abono mensual o anual. Además de las funciones del plan anterior, también cuenta con confirmación de llegada, planificación y prolongación de la reunión, aseguramiento mediante PIN, notificaciones, llamadas a recepción y cambio de apariencia de la app. Además de soporte al cliente.
• On-Premise: precio bajo pedido, con una tasa única y mantenimiento anual. Este plan cuenta con la exclusividad de un desarrollo a medida de los pedidos y un gerente de cuentas asignado.

Lo bueno de todos estos planes es que cuentan con una versión de prueba gratuita que puedes solicitar desde la web.

¿Qué dispositivo necesito para utilizar esta herramienta?

MeetingRoom es una aplicación que puede utilizarse desde dispositivos móviles y también desde su propia web, ¿quiere decir esto que necesitas de dispositivos en tu empresa? Si quieres disfrutar de todas sus prestaciones, sí. La parte buena es que si ya cuentas con tablets en tu empresa puedes utilizarlas sin problema.

En el caso contrario, MeetingRoom ofrece una serie de dispositivos como iPads o Samsung Galaxy Tab, además de unos marcos de plásticos para integrar tus propios dispositivos a la perfección.

¿MeetingRoom o Robin?

Al analizar esta solución no hemos podido no acordarnos de Robin, una ya conocida herramienta de gestión de salas para empresas, al igual que JOAN, de la que ya os hemos hablado. Esta segunda aplicación comparte muchas de sus funciones con MeetingRoom, salvo que añade recomendaciones de espacios según la hora, el día y los minutos de duración de la sala, una extensión de Google Chrome y un mapa en el que poder ver de forma clara la distribución y disponibilidad de las salas.

Respecto al precio, Robin plantea 3 planes:

• Basic: por 30$ por sala por mes con funciones básicas.
• Pro: por 35$ por sala al mes con las funciones básicas más los planos interactivos, los paneles de status y reportes.
• Premier: una versión de alta categoría bajo demanda.

Así pues, si tenemos en cuenta el precio de ambas tarifas básicas, el coste de MeetingRoom Mini al mes serían de 14,91€ por sala, mientras que la tarifa básica de Robin sería de 30€ por sala.

¿Es este el elemento diferenciador entre ambas herramientas? Obviamente si tu empresa no puede permitirse invertir más por este tipo de software de reserva de salas deberías optar por MeetingRoom. No obstante, si analizamos más allá Robin cuenta con un diseño mucho más cuidado de su interfaz, así como mejores calificaciones en las tiendas de descargas de apps.