Consejos para crear el hábito de computar el tiempo en el trabajo

Al empezar con una herramienta de gestión de proyectos es muy común olvidarse de computar el tiempo en tareas. Te contamos cómo trabajar el hábito.

1. Isis Cervera 23 diciembre, 2019

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Llevar un control de las horas que se dedica a cada tarea o a cada proyecto puede resultar muy útil, tanto para la productividad, saber a qué se le dedica el tiempo trabajado o para determinar la rentabilidad y viabilidad de un proyecto. Realizar toda esta gestión del tiempo es posible gracias a softwares creados expresamente para ello, no obstante, es muy común olvidarse de computar las tareas al principio de implantar herramientas de gestión de proyectos. ¿Cómo se puede evitar? Trabajando el hábito.

¿Cómo se crea un hábito?

Como bien sabrás, los hábitos son las herramientas que nos posibilitan avanzar hacia nuestros objetivos, pero a veces cuesta adquirirlos. No existe una fórmula mágica que te haga crear hábitos, sino que se ha de trabajar en ellos. Al final un hábito se consigue mediante la repetición de una rutina de forma automatizada, como lavarse los dientes.

Se dice que una persona suele lograr la creación de un hábito aproximadamente después de los 21 días de repetición, esto se debe al doctor Marxwell Maltz. Y, aunque no se trata de una verdad absoluta aplicable a todo el mundo, lo cierto es que si logras hacer algo durante 21 días de tu vida ya tendrás mucho avanzado.

Para empezar a crear un nuevo hábito es recomendable que fijes bien tu objetivo, que sea claro y factible y que vayas registrando tu progreso.

Ventajas de computar las horas de trabajo y las tareas

A la hora de realizar una correcta gestión de proyectos resulta esencial computar el tiempo de trabajo dedicadas a los diferentes proyectos y tareas. De esta manera puedes saber qué tarea está llevando más tiempo desarrollar, a qué le dedica más tiempo el equipo, cuánto esfuerzo se está desempeñando para sacar adelante un proyecto, o si este resulta rentable o no.

A nivel personal, computar las tareas y el tiempo que dedicas a ellas te ayudará a ser más productivo/a, a organizar tus prioridades y descubrir información sobre tu sistema de trabajo, como determinar qué tareas te cuestan más realizar o cuáles realizas con más soltura.

Al final puedes contar con un informe realmente útil para la gestión de proyectos.

¿Cómo generar el hábito de controlar las tareas en el trabajo?

Bien, computar las horas de trabajo y las tareas está muy bien, pero lo cierto es que a muchos se nos olvida alguna vez, sobre todo si no tenemos el hábito. Se trata de algo realmente ocurrente en todos aquellos que se encuentran probando un software para la gestión de tiempo, ¡así que no te preocupes! Te prometemos que tiene solución y no te costará mucho trabajo crear el hábito. Para empezar, puedes seguir los siguientes consejos para generar el hábito de computar el tiempo dedicado a las diferentes tareas:

Post-it

¿Qué haríamos sin ellos? Estas pequeñas hojas de papel autoadhesivo llevan años ayudándonos a recordar miles de cosas. Así que te recomendamos utilizar todo un clásico, pega un post-it en tu monitor del ordenador con un mensaje que te recuerde computar las horas trabajadas.

Herramientas con recordatorios

Hoy en día existen diferentes softwares para la gestión del tiempo, te recomendamos que optes por una que permita configurar recordatorios para computar las tareas, o que envíen notificaciones si te quedas más tiempo de lo habitual con la misma tarea. También resulta muy útil optar por una herramienta que también permita añadir una tarea pasada, podrás utilizar esta función si has olvidado añadir una anteriormente.

Computar tareas más generales

Empieza haciéndolo fácil, no trates de computar cada tarea pequeña que hagas, es mucho más sencillo englobarlo en tareas generales (a no ser que necesites especificar). Por ejemplo, si estas trabajando en diseños para las redes sociales de diferentes proyectos, computa la tarea como diseños para redes sociales, a no ser que necesites saber cuánto tiempo se dedica a cada red social.

Tampoco te centres en computar mini y microtareas porque será contraproducente, la cuestión es computar el grueso del trabajo, no tareas de 1 minuto. Ya tendrás tiempo de ello cuando tengas el hábito más que controlado.

Soluciones en la oficina

Si trabajas en una oficina donde se ha implementado este sistema de trabajo para mejorar la productividad, una de las mejores soluciones. ¿Sabes lo que es el Smart Visual Data? Se trata de una filosofía empresarial que permite un análisis visual rápido y sencillo de la información empresarial. Se seleccionan los datos de valor para ser mostrados y plasmados de la manera más visual y sencilla posible. Por ello se apuesta mucho por los paneles.

Combinando el Smart Visual Data con el hábito de computar tareas, se puede confeccionar un panel que permite visualizar en qué está trabajando el equipo. De un vistazo todo el mundo puede saber a qué se le está dedicando el tiempo en el momento, a ti te permitirá darte cuenta de si se te ha olvidado computar tus tareas al poder visualizar el panel de una forma sencilla y rápida.