Guía para elegir el mejor software para tu empresa

¿Estás buscando un programa de gestión empresarial? Te ayudamos a encontrar el mejor software de gestión para tu empresa con esta guía paso a paso.

1. Raquel Hernández 26 septiembre, 2019

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¡Enhorabuena! Si has empezado a leer este artículo, significa que eres 100% consciente de que tu empresa necesita una herramienta para mejorar la gestión de sus tareas y procesos internos. También habrás decidido dejar atrás las tradicionales hojas de excel y habrás querido subirte al tren de la transformación digital. Con ello, ha llegado el momento de apostar por una solución mejorada de software de gestión empresarial que cumpla con todas las necesidades de tu negocio y te ayude a cumplir los objetivos marcados cada año para seguir creciendo y potenciando tus productos y/o servicios.

Admítelo: necesitas apoyo para encontrar el mejor software para tu empresa y aquí te lo daremos. ¡No te pierdas la completa guía que te ofrecemos!

Tu objetivo: mejorar la productividad y competitividad

¿Sabes cuál es el objetivo principal de tu negocio? ¿Te has parado a pensar en qué dirección quieres remar? Sin duda, una de tus principales metas debe ser mejorar la productividad y competitividad de tu empresa, tanto a corto como a largo plazo. Y es que no hay más que ver a aquellas empresas que son rápidamente eclipsadas y absorbidas por sus competidores más directos. En esta línea, tender la mano a las nuevas tecnologías de gestión empresarial puede ayudarte (y mucho) a innovar en todos los sentidos, así como a mejorar la eficiencia de los recursos de tu negocio, abaratar costes, adaptarnos con rapidez a las demandas del mercado, etc.

Asimismo, un programa de gestión empresarial va a impulsar tu estrategia de diferenciación y a mejorar la calidad de todas las áreas de tu empresa: atención al cliente, contabilidad, administración, recursos humanos, logística, inventario, producción, y mucho más. Todo eso hará que puedas sacar conclusiones de una forma mucho más rápida y sencilla y, en definitiva, tomar las mejores decisiones bajo cualquier circunstancia. Con todo, ¿te sientes preparado para seguir el camino hacia la innovación y la mejora continua? ¡Pues, adelante!

Siguiente paso: analiza las necesidades de tu empresa

A estas alturas, es probable que conozcas las deficiencias y limitaciones de tu negocio. De hecho, si analizas bien las necesidades de tu empresa elaborando un estudio exhaustivo de los problemas y carencias de cada uno de los departamentos, podrás encontrar una gran cantidad de mejoras que puedes hacer con ayuda de un software de gestión totalmente adaptado a las particularidades de tu negocio.

Y es que, con el paso del tiempo, ha surgido una importante variedad de softwares de gestión que permiten integran en un mismo lugar diferentes aplicaciones dirigidas a controlar y optimizar las áreas de una empresa. Destacamos algunas de las opciones más interesantes:

1. Software ERP de gestión empresarial

Los llamados software ERP(Enterprise Resource Planning, en inglés) son programas de gestión empresarial muy ágiles y de fácil manejo que aglutinan todas las necesidades de una empresa en una misma aplicación: desde la gestión financiera, como control de facturas, cobros pagos y balances, hasta la gestión comercial (ventas, stock, tareas, etc.) o administrativa.

Estos programas también permiten integrar la gestión documental, el control de la producción o el Servicio de Asistencia Técnica (SAT), entre otras tantas funcionalidades.

2. Gestión de clientes CRM

¿Cuántas ventas has perdido hasta el momento por una mala gestión de tus clientes? Autónomos y empresarios están de acuerdo en que los clientes son tanto o más importantes que las ventas, por lo que un software de gestión de clientes puede ser la herramienta que necesitas para no caer en la desorganización.

Con un software CRM (Customer Relationship Management, en inglés) puedes controlar y gestionar la información de tu clientes potenciales y reales, mejorar la comunicación con todo el equipo, optimizar las tareas internas y coordinar las acciones comerciales para demostrar calidad y compromiso con el cliente. Existen muchos CRM's, pero los mejores CRM's para vender son: Suite CRM, Suma CRM o Zoho CRM, entre otras opciones.

3. Gestión de procesos Business Intelligence

Si tu empresa crece, también lo hacen tus datos y, en consecuencia, necesitarás recursos que te ayuden a simplificarlos y agilizar la toma de decisiones. Algunos softwares de gestión vienen con un dashboard integrado que recoge un resumen ejecutivo de la información más destacable de cada departamento: ventas y facturación, finanzas y contabilidad, compras y pedidos, tráfico web, etc.

Gracias a estos cuadros de mando integrales, podrás consultar los datos más importantes de tu empresa de una forma mucho más visual. ¡Ya no tendrás que preocuparte por anotarlo todo en un Excel!

Requisitos que debe cumplir tu software de gestión empresarial

Elegir un software de control horario, de gestión del personal o de gestión empresarial en términos generales implica una serie de requisitos y puntos a favor de dichas soluciones, entre ellas destacamos:

1️⃣ Que tenga módulos que permitan adaptarse a las particularidades de tu empresa.

2️⃣ Que su implantación sea rápida y ágil para evitar la descarga de otras aplicaciones que podrían aumentar los costes.

3️⃣ Que garantice una migración segura de todos los datos.

4️⃣ Que ofrezca un soporte de formación para aprender a gestionar todas sus funcionalidades.

5️⃣ Que cuente con un equipo de soporte técnico para resolver cualquier problema asociada a su manejo.

6️⃣ Que permita la interacción con cualquier departamento de la empresa.

¿Software de código abierto o cerrado?

Un programa de gestión empresarial cerrado permite que tu empresa obtenga soluciones adaptables que respondan a sus necesidades de forma específica. No obstante, este tipo de herramientas ofrecen soluciones genéricas y acotadas a los procesos definidos por el fabricante que pueden no ajustarse exactamente a lo buscado, como es el caso de SAGE, por poner algún ejemplo.

Si te encuentras en esta situación, tal vez debas decantarte por un software de gestión de código abierto (Open Source) que te permita llevar a cabo las adaptaciones pertinentes y personalizarlo según tus necesidades. Es el caso, por ejemplo, de OpenNMS, Pandora FMS, NetXMS, Odoo, Accenture, Sap Microsoft Dynamics, Oracle, por nombrar algunos.

¿Gratuito o de pago? El gran dilema

Se trata de otra de las dudas más frecuentes entre los trabajadores autónomos o los empresarios que desean conseguir un buen software de gestión para su empresa. Por un lado, es posible que busques un programa sencillo e intuitivo, que no requiera demasiada inversión y que te ayude a gestionar tus datos de una manera eficaz. Por otro, también necesitarás resolver dudas en alguna ocasión o contar con un servicio técnico 24 horas. Aunque aglutinar todas estas características es complicado, no significa que sea imposible...

Dejando a un lado el software que más te guste, deberías tener en cuenta tanto las opciones gratuitas como las de pago antes de elegir. En este sentido, te interesará saber que la mayoría de programas ofrecen un periodo de prueba gratis (de una semana o de un mes) para que puedas aprender a manejarlos y familiarizarte con todas sus funcionalidades.

Por ejemplo, en el caso de los software de gestión de proyectos, encontramos herramientas muy prácticas y sencillas, pero con ciertas limitaciones en su versión gratuita (como es el caso de Basecamp). Sin embargo, también es posible elegir opciones para proyectos complejos en la versión gratuita (como TaskJuggler).

Por lo que respecta al área de contabilidad, puedes encontrar programas muy sencillos como ContaAuto que, al estar basado en un Excel, resulta ideal para todos aquellos autónomos y emprendedores que no cuente con amplios conocimientos empresariales; por contra, está el caso de SeniorConta, también gratuito, que permite llevar una contabilidad completa de una forma mucho más elaborada.

Checklist: 5 pasos básicos para encontrar tu software de gestión ideal

1. ✅ Súbete al tren de la transformación digital y piensa en el interés general de tu negocio.
2. ✅ Estudia qué procesos necesitan ser automatizados o digitalizados en cada área o departamento de tu empresa.
3. ✅ Define los objetivos de tu futuro software de gestión empresarial. Pregúntate: ¿para qué lo necesito?
4. ✅ Evalúa las funcionalidades y la facilidad de uso del programa con una demo o periodo de prueba gratuita.
5. ✅ Calcula los costes de adquisición, mantenimiento y actualización del programa.

¡Y ya podrás elegir el mejor software de gestión para tu empresa!