Cómo la firma electrónica facilita que vendas más y mejor

Enviar un contrato desde tu móvil y recibirlo firmado en minutos es posible gracias a la firma electrónica. ¡No te pierdas las ventajas de esta herramienta!

1. Paula García 22 abril, 2020

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Después de todo el esfuerzo que hace un profesional para obtener una venta, es importante cerrar cuanto antes el proceso una vez el cliente está convencido que quiere adquirir el producto o servicio que le ofreces. Pero, ¿alguna vez has calculado cuánto tiempo se tarda en esta fase final de la firma del contrato?

A veces se puede volver un proceso lento. Sin embargo, hoy en día, la digitalización de cualquier transacción ha reducido el tiempo a la mitad. De este modo, se consigue finalizar el proceso de manera inmediata, una ventaja tanto para empresas como para clientes y proveedores. A pesar de ello, aún hay muchas empresas que siguen el proceso offline porque no confían en los procesos digitales. Por tanto, los clientes deben desplazarse a las oficinas o recibir los contratos por correo o email para cerrar el acuerdo. Todo ello conlleva imprimir, escanear, firmar y enviar de nuevo el documento.

No obstante, la herramienta de la firma electrónica es una manera rápida y segura de firmar tus contratos en cuestión de minutos. Nos pararemos a analizar en qué consiste y cuáles son sus ventajas para una compañía. ¿Quieres conocer más sobre la firma digital? ¡Presta atención porque te lo explicamos!

La firma electrónica: funciones y ventajas

El reglamento eIDAS regula la firma electrónica en el contexto europeo, por lo que es un procedimiento completamente seguro y legal. Cuando un cliente se decide a comprar o cerrar un acuerdo, puede realizar el trámite con la firma electrónica desde donde esté y en el momento que él decida. Para ello, tan solo se necesita un ordenador, un smartphone o una tablet. Entre sus ventajas, destacan las siguientes:

Rapidez e inmediatez

Los contratos o documentos se pueden firmar de forma rápida en el mismo día, superando los tradicionales obstáculos de espacio y tiempo.

Utilización de cualquier dispositivo

La posibilidad de que las firmas se realicen desde cualquier lugar y dispositivo hace que la distancia no sea un problema. De esta forma, se puede elaborar en cualquier momento desde el dispositivo que tengas: ordenador, smartphone o tablet.

Se evitan fallos y errores

En ocasiones, cuando se realiza la firma manual, se producen fallos o errores que alargan el proceso. Sin embargo, mediante la firma electrónica se deben rellenar todos los campos definidos para finalizar la firma de contratos online. De este modo, se evitan fallos como olvidar firmar alguna página o no rellenar algún campo necesario del contrato. Y una vez se finaliza la firma, ambas partes reciben una copia del documento.

Ahorro de tiempo y aumento de la productividad de los empleados

La firma electrónica no solo facilita y acelera el proceso de firma de documentos, sino que también repercute positivamente en la productividad de los empleados y agentes comerciales. La gestión es más fácil e inmediata, por lo que los trabajadores ahorran tiempo en el seguimiento de los clientes, en el papeleo y en archivar los documentos.

A su vez, la tecnología de la firma digital permite conocer el estado de los documentos enviados. Es decir, si están abiertos, leídos o firmados. De este modo, puede realizarse un seguimiento directamente desde el teléfono móvil del agente, ahorrando tiempo en emails y llamadas. Este aspecto permite aumentar la productividad de los empleados, quienes pueden dedicarse a otras tareas como contactar con otros potenciales clientes y cerrar más ventas.

Mayor organización y ahorro

Por un lado, tener los documentos firmados en formato digital genera una mejor gestión y organización. Los contratos o documentos firmados en papel pueden perderse o extraviarse, mientras que los documentos digitales se guardan en el ordenador y en el email. También se puede recurrir a guardarlo en los archivos locales de la empresa, para que acceda a ellos cualquier empleado o supervisor desde su propio ordenador y no se pierdan.

Por otro lado, gracias a la firma electrónica, puedes recurrir a los documentos cuando los necesites sin gastar espacio ni papel. Por tanto, a medio y largo plazo, supondrá un ahorro en costes para la compañía.

En definitiva, si un equipo comercial quiere vender más y mejor es fundamental disponer de la firma electrónica para que el ciclo comercial pueda cerrarse prácticamente en el mismo momento en el que se llega a un acuerdo con el cliente. De esta manera, no será necesario esperar días para obtener el contrato firmado. Esta agilidad del trámite, sin duda, beneficiará a ambas partes: clientes y empresas.