¿Qué es el software ofimático y qué aporta a una empresa?

Las herramientas ofimáticas mejoran la gestión empresarial y reducen el tiempo de trabajo y los costes. ¿Cuáles son las ventajas?

1. Paula García 22 enero, 2021

---

Tener conocimientos de ofimática es un aspecto indispensable en cualquier trabajo, ya sea para realizar las tareas del día a día como para mejorar la productividad y el rendimiento laboral.

La utilización de las herramientas ofimáticas mejorarán la gestión empresarial, reduciendo el tiempo de trabajo y también los costes. Por este mismo motivo, un software ofimático se utiliza cada vez más en las compañías de todos los sectores.

Si no sabes en qué consiste, lo podemos definir como la automatización de las comunicaciones, las gestiones, las tareas y los procesos administrativos de una empresa o trabajo mediante la utilización de sistemas ofimáticos. Por ejemplo, en esta web encontrarás una gran variedad de herramientas según el sector y las necesidades que tenga un negocio.

A continuación, comentamos cuáles son sus ventajas y todo lo aporta en la gestión de una compañía.

Características y ventajas de los softwares ofimáticos

Automatizar y simplificar las tareas en una oficina o empresa ofrece una serie de beneficios:

1- Rapidez y eficacia

En primer lugar, cabe destacar que algunas funciones se vuelven mucho más rápidas con la ayuda de la tecnología. Poder crear y guardar textos y documentos, realizar bases de datos, organizar la información contable y financiera, hacer presentaciones, tener anotaciones y recurrir al uso de plantillas permiten agilizar las tareas de los empleados.

2- Mayor productividad

Por tanto, al ahorrar tiempo y gestionar las cosas más rápido, los trabajadores pueden dedicar el tiempo de su jornada laboral al desarrollo de otras tareas que requieren una mayor implicación y dedicación. Por esta razón, se obtiene una mayor productividad en la compañía.

3- El uso de Internet y la tecnología optimiza los procesos

A su vez, utilizar la tecnología en el trabajo es fundamental para optimizar todos los procesos y funciones. De esta manera, todo queda registrado y guardado en el dispositivo que se haya utilizado o de forma online en la nube. Con ello, se posibilita que todos los miembros del equipo y de la empresa tengan acceso al trabajo realizado.

4- Facilita el teletrabajo

Por otro lado, son muchas las empresas que han implantado el teletrabajo de forma tanto híbrida como completa. En este caso, contar con un software ofimático y recurrir a herramientas digitales favorece el trabajo desde casa o a distancia, ayudando a aumentar la conciliación y la flexibilidad laboral.

5- Mejora la comunicación interna

Otro aspecto a añadir es que ayuda a tener una mayor cohesión en la empresa, generando una mejor comunicación interna entre los miembros del equipo. De este modo, todos los empleados podrán consultar la información y los documentos de los compañeros. Un aspecto fundamental para poder continuar los procesos y tareas creando un sistema de trabajo mucho más seguro y eficiente.

6- Mayor control y seguridad

Almacenar y guardar los archivos de forma digital permite tener una mayor seguridad y control en el trabajo. Al contar con la realización de copias de seguridad de forma automática, no se perderá el trabajo elaborado ante cualquier problema o incidencia.

7- Rentabilidad

Podemos decir que todas estas características y ventajas mencionadas construyen un método de trabajo más rentable y cómodo. Esto se debe a que se reducen las horas de trabajo y se optimizan tanto los procesos como las gestiones que realice la empresa.

8- Se adapta a todos los sectores

Y no podemos olvidar que existen muchas herramientas que están pensadas para un ámbito o sector laboral concreto. Por tanto, esto mejora mucho la gestión del trabajo de los empleados, facilitando sus tareas y aumentando su rendimiento. Es el caso, por ejemplo, de los softwares para hoteles, hostelería, turismo, comercios minoristas, marketing o contabilidad.

En definitiva, la tecnología y la innovación ayudan a que las empresas sean más productivas y rentables. Sin duda, las herramientas ofimáticas son un aspecto clave para mejorar la gestión empresarial de cualquier negocio o proyecto.