Gestionar la contabilidad de autónomos

Consejos para gestionar tu propia contabilidad si eres autónomo

¿Puede un autónomo gestionar su propia contabilidad? No lo dudes, ¡por supuesto que sí! Aquí tienes una guía para controlar las cuentas de tu negocio.

  1. Raquel Hernández 2 octubre, 2019

Si eres un/a recién llegado/a al mundo de los autónomos, ¡bienvenido/a! Has conseguido hacer tu sueño realidad: ser tu propio jefe. Pero, ¿has pensado cómo llevarás las cuentas? Porque, en definitiva, eso es lo más importante: ganar dinero con lo que haces. Ser autónomo significa tener un negocio a tu mando, con todo lo bueno y lo malo que eso conlleva... Además, cada trabajador por cuenta propia es responsable de controlar su contabilidad de una manera clara y ordenada.

Por ello, - y para que no te hagas un lío cuando no te den los números -, vamos a darte las claves para que puedas gestionar tu propia contabilidad si trabajas como freelance o autónomo con una guía muy completa. Trataremos de resolver todas tus dudas al respecto. ¡Prometemos hacerlo bien! ¿Nos acompañas?

¡Que no te den miedo los números! Así puedes controlar las cuentas de tu negocio

Aunque al principio te parezca una tarea ardua y complicada, lo cierto es que la contabilidad que exige la Agencia Tributaria te ayudará a saber en todo momento cuánto estás ingresando y cuáles son tus fastos. De no hacerlo, no solo te causará una enorme desorganización, sino que podría acarrearte sanciones económicas al no hacer frente a las obligaciones frente a Hacienda.


1️⃣ En primer lugar, para poder facturar tus ventas y cobrar a tus clientes los correspondientes impuestos, deberás darte de alta en Hacienda. No importa si haces ilustraciones, diseñas vinilos o vendes ebooks. Desde el preciso instante en que consigas hacer una venta, deberás estar dado de alta en Hacienda. Para ello, rellena el modelo 036 en cualquier oficina de la Agencia Tributaria o por Internet. No tendrás que pagar nada y el proceso es muy fácil y rápido.

2️⃣ En segundo lugar, deberás pagar la correspondiente cuota de autónomos (50€ los primeros 6 meses de actividad; 137,97€, del mes 7 al 12, y 192,79€ del mes 13 al 18). Cuando comiences tu actividad, deberás registrar todas las ventas de un producto o servicio mediante una factura en la que conste cuándo se realizó la transacción, qué se vendió y cuáles fueron los importes y los impuestos aplicados. Si tienes dudas al respecto, en el portal FactuFácil. es explican cómo hacer una factura para freelance o autónomo (con plantilla incluida).

3️⃣ Finalmente, no solo deberás llevar un control de tu ingresos, sino que también tendrás que gestionar los gastos relacionados con tu negocio (alojamiento de tu web, tu ordenador, el alquiler de un espacio de coworking si no trabajas en casa, los servicios de un diseñador...). Y, con ello, también debes contar con una factura completa para cada uno de los gastos, únicamente aquellos que estén relacionados con tu negocio, con el objetivo de que Hacienda los detecte como "gastos desgravables".

👉 Es importante que lleves un control de tu contabilidad porque cada trimestre restarás los gastos de tu negocio a los ingresos obtenidos para conocer tu beneficio real. Memoriza bien esta fórmula: Ingresos - Gastos = Beneficios.

¿Cuáles son los impuestos que tienes que pagar como autónomo? ¿Cómo declararlos?

Otra de las obligaciones que tienes como autónomo es aplicar los correspondientes impuestos en todas tus facturas. En resumen, son los siguientes:

  • El Impuesto de Valor Añadido (IVA): cada factura debe incluir el IVA, que cobrará para luego pagar a Hacienda. Los autónomos solo son intermediarios de este impuesto entre las personas y la administración. Después se realiza un cálculo entre el iva soportado y repercutido, y el autónomo cobrará o pagará la diferencia.
  • El Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF): se trata de un impuesto progresivo, es decir, a mayor renta, más cantidad deberás pagar al estado en concepto de IRPF.

En el caso del IVA que aplicas en las facturas, deberás declararlo a Hacienda cada trimestre. Los documentos que debes presentar entre el 1 y el 20 de los meses de enero, abril, julio y octubre son los siguientes:

  • Modelo 303 de IVA
  • Modelo 420 de IGIC (si eres residente en Canarias)
  • Modelo 368 de IVA digital (en el caso de que vendas productos digitales a otros países de la UE).
  • Modelo 130 de IRPF (si más del 30% de tus facturas no tiene retenciones)

Además, deberás presentar algunas declaraciones anuales en el mes de enero. Son estas:

  • Modelo 347 de operaciones con terceros.
  • Modelo 349 de operaciones intracomunitarias.
  • Modelo 390 de IVA.
  • Modelo 425 de IGIC (solo si eres residente en Canarias)

Y, recuerda, entre los meses de abril y junio deberás presentar la Declaración de la Renta, al igual que otro tipo de asalariado.

3 opciones para gestionar tu propia contabilidad si eres autónomo

Después de haber hablado son el registro, los tipos de impuesto o la cuota de autónomos, llega el momento de valorar cuáles son las opciones que tienes para controlar tu contabilidad y tus finanzas si trabajas como autónomo. Aquí las tienes:

1. Contratar un asesor contable

Todo aquel autónomo que puede permitírselo decide contratar los servicios de un asesor contable que lleve la contabilidad y la presentación de los correspondientes modelos y documentos. Aunque es una alternativa muy profesional y sencilla, puede resultar cara a ojos de muchos trabajadores freelance. Basta con comparar las tarifas de estos profesionales y calcular si vale la pena o no contratar sus servicios en comparación con tu volumen de ingresos y de gastos para tomar una decisión

2. Usar las tradicionales hojas de Excel

Si prefieres llevar las cuentas tú mismo y guardarlas en tu ordenador, una opción factible puede ser recurrir al más que popular programa Excel. No necesitarás unos conocimientos muy avanzados para llevar las cuentas de tu negocio con este software, pero, ¿por qué no modernizarse?

3. Utilizar un software de facturación

En Internet encontrarás una gran oferta de softwares de gestión empresarial que harán tu vida de autónomo mucho más sencilla. Programas como Contasimple, Holded o Nomo te permitirán organizar tus tareas administrativas y conocer la información de tu facturación en todo momento. Asimismo, este tipo de herramientas digitales automatizan y sincronizan los datos que tú elijas (gastos, ingresos, facturas, etc.) y no tendrás problemas para mantener un control de tu inventario o estar al día de tus obligaciones con Hacienda. ¡Toda una salvación! ¿No crees?

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