Airtable es mucho más que la hoja de cálculo definitiva

Online, gratis y mejor que Excel: así es Airtable, la nueva herramienta de base de datos que te ayudará a organizar tus proyectos.

1. Lucía Borredat 26 agosto, 2019

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Las hojas de cálculo han revolucionado la organización de toda clase de proyectos, desde negocios hasta investigaciones académicas, y quienes tengan conocimientos avanzados de Excel podrán crear tablas muy detalladas y útiles. Pero Excel tiene sus limitaciones, y ya son varias las alternativas que le han adelantado en efectividad. Airtable es, probablemente, su alternativa más completa.

Airtable es una hoja de cálculo mejorada, que funciona como una base de datos relacional, y se puede adaptar a todas las tareas que imagines.

Bases de datos más sencillas y más completas

Esta herramienta completamente online te permite crear distintos espacios de trabajo, y dentro de cada uno de ellos, varias bases de datos con tantas hojas de cálculo como necesites.

Es muy fácil crear una nueva base desde cero, ajustando todos los parámetros para que se adapten exactamente al proyecto. Las celdas no sólo albergan texto, sino que pueden almacenar fotos, categorías, una sencilla "checkbox", links... Y, si quieres trabajar sobre una tabla de Excel u hoja de cálculo de Google, puedes importarla rápidamente a Airtable.

¿No eres precisamente un experto en hacer tablas profesionales? ¡No importa! Las plantillas de Airtable están diseñadas para amoldarse a tu trabajo. Puedes seleccionar entre plantillas ideales para campañas de marketing, contabilidad de un negocio, planificación de eventos, o incluso historiales clínicos.

Una vez que hayas introducido todos los datos en la tabla, podrás visualizarla como prefieras: sobre el calendario, con el método Kanban, dependiendo de la categoría o el colaborador del proyecto que prefieras... Esto es lo que convierte a Airtable en la herramienta perfecta para el seguimiento de cualquier proyecto.

Trabajo conectado, trabajo en equipo

Airtable tiene una característica clave que la hará imprescindible para la planificación de muchos proyectos: es perfecta para trabajar en equipo. Los espacios de trabajo o las bases se pueden compartir con el resto de usuarios muy fácilmente, y todos pueden editar las tablas libremente. Los cambios que cada uno realice se verán reflejados en la descripción de la tarea, de forma que resulta muy sencillo seguir el trabajo de cada usuario.

Y, en adición a esto, los usuarios de Airtable pueden invitar a cualquier persona a aportar datos a sus proyectos con un cómodo formulario. Airtable crea formularios automáticos que den respuesta a los parámetros de la base de datos, y las respuestas de los encuestados aparecerán automáticamente en las tablas. Recopilar datos de encuestas e incorporarlos a tu proyecto nunca había sido tan fácil.

Planificar el trabajo con Airboard

Estos son algunos de los usos que puedes darle a Airboard para conseguir ese impulso en la productividad del equipo.

• Asignar tareas. Con sólo etiquetar a un compañero en una tarea, éste recibirá una notificación de aviso. El carácter comunicativo de esta herramienta y sus múltiples opciones de visualización son perfectas para organizar al equipo.
• Crear una estrategia en redes sociales. Airtable permite crear etiquetas o categorías para las diferentes campañas o redes sociales en que vayamos a enfocarnos, y conectar varias iniciativas en un mismo proyecto.

Sin costes, sin publicidad, sin descargas

Lo mejor de Airtable es que puedes probarlo online, sin necesidad de instalar ningún programa, y totalmente gratis. Para acceder a la versión gratuita sólo hay que crear una cuenta en la página web de Airtable y empezar a utilizar todas sus herramientas. Las tablas que crees tendrán un límite de de 1.200 filas, pero para un usuario medio, esto es más que suficiente.

Las opciones de pago incluyen ciertas mejoras sobre el plan gratuito, además de nuevas opciones para la caracterización de las bases (colores, iconos...).

• PLUS. 8.99 euros al mes por usuario. Hasta 5.000 filas y 5GB para archivos adjuntos.
• PREMIUM. 17,99 euros al mes por usuario. Hasta 50.000 filas y 20GB para archivos adjuntos.

Es recomendable empezar utilizando la versión gratis y los 14 días de prueba Premium gratis que ofrece Airtable, y decidir si tu proyecto requiere más capacidad. Negocios con fichas de productos o clientes muy extensas o investigaciones académicas podrán beneficiarse de este extra de espacio en sus bases de datos, pero con la comodidad de Airtable.